Die Idee vom papierlosen Büro wird seit Langem propagiert. Mit der massenhaften Verbreitung von Computern schien es bloß noch eine Frage der Zeit zu sein, bis alle Vorgänge rein digital vonstatten gehen würden. Tatsächlich gab man den Menschen damit eine Technik in die Hand, mit der sie unglaubliche Mengen bedrucktes Papier produzieren konnten. Mit analogen Mitteln wäre das nicht zu schaffen gewesen!
Inzwischen arbeitet allerdings tatsächlich eine große Zahl an Unternehmen weitgehend „papierlos“, wie Daten einer aktuellen repräsentativen Bitkom-Studie, für die Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1.104 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland befragt wurde, zeigen.
Digitale Daten stehen überall zur Verfügung
Laut der im Vorfeld der Digital Office Conference 2020 veröffentlichten Ergebnisse kommen 30 Prozent der Unternehmen in Deutschland weitestgehend ohne „Papier“ aus und organisieren etwa 75 Prozent ihrer Prozesse digital. 6 Prozent verzichten sogar komplett auf Papier.
Demgegenüber arbeiten 8 Prozent der Unternehmen komplett papierbasiert und 18 Prozent größtenteils, was bedeutet, dass 75 Prozent der Prozesse Papier benötigen. Immerhin 36 Prozent haben es geschafft, etwa zur Hälfte papierlos zu arbeiten.
„Die deutsche Wirtschaft macht bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse weiter Fortschritte. Das hat nicht nur ökonomische, sondern auch ökologische Vorteile: Dokumente können ortsunabhängig und schnell gefunden und bearbeitet werden, es werden keine meterlangen Regale oder Aktenschränke benötigt und schließlich schont der Verzicht auf Papier die Umwelt“, argumentiert Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Große Unternehmen gehen voran
Vorreiter beim Papierverzicht sind Unternehmen ab 500 Mitarbeitern: Jedes zehnte hat den Totalverzicht bereits umgesetzt. Bereits zwei von drei der großen Unternehmen haben ihre alten Papierakten inzwischen weitestgehend (20 Prozent) oder teilweise (46 Prozent) digitalisiert. In der Gesamtwirtschaft haben erst 12 Prozent der Unternehmen größtenteils ihre Bestandakten digital erfasst, 33 Prozent teilweise.
Was denkt Ihr, warum es mit dem papierlosen Büro nun doch zu klappen scheint? Spielt vor allem der technische Fortschritt (etwa bei der Kommunikation) eine Rolle oder ist ein Mentalitätswechsel der entscheidende Faktor? Ich denke, inzwischen lässt sich die Arbeit so organisieren, dass rein digitale Prozesse unaufwendiger sind. Das Analoge wird zum Fremdkörper und damit zum Störfaktor. Deshalb glaube ich, dass es in den nächsten zehn Jahren eine enorme Beschleunigung des Trends zum weitgehenden Papierverzicht geben wird.