Neulich fragte mich eine Bekannte, ob ich ihr bei einem E-Mail Problem helfen könnte. Das Versenden einer Mail würde einfach nicht klappen, dabei sei dies jedoch ungemein wichtig für sie. Also habe ich mich des Problems angenommen. Schon nach wenigen Sekunden war die Ursache gefunden: Mit einer angehängten Datei, die fast ein halbes Gigabyte groß ist, lassen sich E-Mails nur schwer bzw. gar nicht versenden. Selbst wenn der Client dies gestatten würde, müsste man stundenlang warten, bis der Upload gemeistert ist.
Natürlich erkundigte ich mich erst einmal nach der Datei – ein solch großes Word-Dokument ist schon außergewöhnlich. Es war eine Studienarbeit, die rund 100 Seiten umfasst. Der erfahrene Nutzer, der ein wenig Ahnung von Dateigrößen hat, weiß natürlich genau, dass hier etwas nicht stimmen kann. 100 Seiten Text lassen keine solch großen Dokumente entstehen. Also haben wir uns die Datei mal angesehen – und schon war das eigentliche Problem ausfindig gemacht.
Anwender, die mal ein Word-Dokument erzeugen möchten, das fast ein halbes Gigabyte groß ist, müssen nur eines tun, nämlich Dokument mit Bildern voll packen. Wichtig ist hierbei ist, dass man auch die richtigen Bilder verwendet. Zu klein dürfen sie nicht sein: Am besten sind Fotos geeignet, die aus der eigenen Digitalkamera stammen (vorzugsweise verwendet man ein Kameramodell mit hoher Megapixel Anzahl). So ist es nämlich möglich, Fotos einzubetten, die problemlos 12 bis 15 Megabyte groß sind. Im Grunde reichen schon rund 50 solcher Fotos, um solch ungemein große Dateien zu erzeugen, die sich bei aktuellem Stand der Technik, nicht per Email versenden lassen.
Das eigentliche Problem sind nicht die Fotos. Vielmehr ist es deren Dateigröße. Etliche Nutzer haben kein Gefühl für Dateigrößen und wissen außerdem nicht, dass Word die Dateigrößen fast vollständig beibehält – so können die Fotos nämlich später immer noch skaliert bzw. wieder größer gemacht werden. Infolge entstehen sehr große Dateien.
In den meisten Dokumenten ist es aber nicht erforderlich, solch große Bilddateien zu verwenden. Folglich macht es Sinn, die Fotos auf einen Bruchteil ihrer ursprünglichen Größe zu verkleinern. Damit ist nicht gemeint, dass man Fotos in Word verkleinert, indem man den Rahmen verschiebt. Stattdessen gilt es die Bilddateien mit Hilfe einer Bildbearbeitungssoftware auf die gewünschte Größe zu bringen. Auf diese Weise erzeugt man Dateien, die viel kleiner sind (oft kommt ein Fotos dann noch nicht einmal mehr auf ein halbes Megabyte). Deren Einbettung ist ungemein hilfreich: Die Word-Datei wird dann nicht mehr so groß. Selbst wenn mit vielen Fotos gearbeitet wird, nimmt die Dateigröße nicht so schnell zu.
Der eine oder andere Anwender wird jetzt womöglich anmerken, dass er keine Software besitzt, um Bilder zu verkleinern. Doch die Lösung ist simpel: Es lohnt sich, am Markt nach einer geeigneten Software zu suchen. Niemand muss unbedingt Photoshop besitzen. Es gibt viele günstige Programme, die ebenfalls geeignet sind. Zumal es mittlerweile sogar Webservices gibt, mit deren Hilfe sich Fotos ebenfalls verkleinern lassen.