Erst mal ausdrucken! Man könnte es später ja noch brauchen … Das wäre früher ein passendes Motto für mich gewesen, doch inzwischen ist das Ausdrucken bei mir die Ausnahme. Und das geht nicht nur mir so. Das papierlose Büro fällt zwar ebenfalls in die Ausnahme-Kategorie, doch das Druckvolumen in deutschen Unternehmen ist weiterhin rückläufig.
Das belegen Daten aus einer repräsentativen Umfrage des Bitkom bei Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Die Interviewer wollten wissen, ob im jeweiligen Unternehmen heute mehr oder weniger digitale Dokumente ausgedruckt werden als fünf Jahre zuvor und aus welchen Gründen Dokumente gedruckt werden.
Große Mehrheit meldet Rückgang
In 82 Prozent der Unternehmen wird weniger als vor fünf Jahren gedruckt. In 42 Prozent der Unternehmen gab es einen starken Rückgang, in den restlichen 40 Prozent ist das Druckvolumen heute zumindest niedriger als vorher. Bei 13 Prozent hat sich insoweit nichts geändert, lediglich in 2 Prozent der Unternehmen wird 2024 mehr als 2019 gedruckt. Einen deutlichen Anstieg gab es in keinem einzigen der an der Umfrage beteiligten Unternehmen.
Zu berücksichtigen ist bei diesen Zahlen, dass manche Unternehmen wahrscheinlich schon vor dem Jahr 2019 ihr Druckvolumen signifikant senken konnten und daher in den letzten fünf Jahren kein so großes Einsparpotenzial wie andere mehr hatten. Andererseits gibt es insgesamt noch eine Menge Potenzial, denn in 42 Prozent der Unternehmen wird heute aus Gewohnheit gedruckt, was nicht unbedingt gedruckt werden müsste.
„Dass zwingend ein Ausdruck notwendig ist, ist heutzutage die Ausnahme. Viele Prozesse lassen sich bereits rein digital abbilden. Dabei spart papierarmes Arbeiten nicht nur Ressourcen, gute digitale Prozesse sind auch effizienter, können durch Automatisierung Workflows optimieren und von Routineaufgaben entlasten“, sagt Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Gründe für das Ausdrucken
Als häufigster Grund für ein Ausdrucken wurde der Wunsch nach zusätzlicher Sicherheit genannt: In 48 Prozent der Unternehmen wird etwas gedruckt, um neben der digitalen Fassung vorsichtshalber auch eine analoge Fassung vorliegen zu haben. In 37 Prozent der Unternehmen erfolgt ein Ausdrucken, dies aus Unternehmenssicht für manche Arbeitsschritte erforderlich ist. Bei 20 Prozent der Unternehmen dient das Ausdrucken einer Arbeitserleichterung.
In 14 Prozent der Unternehmen wird für Meetings, Präsentationen und Archivierungszwecke gedruckt, 10 Prozent zwecks Einhaltung rechtlicher Vorgaben, zum Beispiel um handschriftliche Unterschriften zu ermöglichen. Dazu Heinze: „Um den Papierverbrauch und unnötigen bürokratischen Aufwand zu reduzieren, ist auch die Politik gefragt, die Schriftformerfordernisse zu reduzieren und anzupassen, wo möglich.“
Das Thema Sicherheit hatten wir oben schon mal, aber es gibt noch einen speziellen Aspekt: Um weniger von digitalen Systemen abhängig zu sein, zum Beispiel für den Fall eines Stromausfalls, drucken 7 Prozent der Unternehmen. Immerhin 6 Prozent gaben zu, dass das Know-how für eine Umstellung auf rein digitales Arbeiten nicht vorhanden ist. Der wirtschaftliche Nutzen eines Druck-Verzichts wird jedoch von allen bejaht.
Wie viel Druck gibt es bei unseren Lesern? Druckt Ihr noch viel oder ist es bei Euch bereits die Ausnahme?