Die Digitalisierung kommt in Deutschland schleppend voran. Ein Symbol dafür ist das Telefax: Nach wie vor verschickt die ganz große Mehrheit der Unternehmen Faxe.In einer aktuellen repräsentativen Bitkom-Umfrage unter Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland ging es darum, ob, aus welchen Gründen und zu welchen Zwecken noch gefaxt wird. Komplett aus dem Arbeitsalltag verschwunden ist das Faxen aus den wenigsten Unternehmen: In 77 Prozent der Unternehmen wird grundsätzlich noch gefaxt.
Es wird weniger – langsam
Immerhin ist ein Trend erkennbar: Voriges Jahr kam das Telefax noch in 82 Prozent zum Einsatz, 2022 in 88 Prozent, 2020 in 92 Prozent und 2018 in 95 Prozent. Die Faxnutzung ist also rückläufig, zudem ist der Stellenwert dieses Kommunikationswegs in vielen Büros, in denen grundsätzlich nach wie vor via Fax kommuniziert wird, nicht mehr hoch.
Häufig oder sogar sehr häufig faxt jedes vierte Unternehmen (25 Prozent). Zum Vergleich: Im Jahr 2016 wurde in 79 Prozent der Unternehmen häufig oder sehr häufig gefaxt, im Jahr 2018 in 49 Prozent, im Jahr 2021 in 43 Prozent. „Zwar ist die Faxnutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, trotzdem geht der Wandel erstaunlich langsam vonstatten – gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt“, so Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Warum wird gefaxt, obwohl es Alternativen gibt?
Verschiedene Faktoren ermöglichen dem Telefax das Unternehmen in deutschen Büros: 56 Prozent derjenigen Unternehmen, die weiterhin diesen Kommunikationsweg nutzen, halten es für ihre Kommunikation mit Behörden für unbedingt erforderlich. 43 Prozent sehen das Faxen als sichere Alternative zum Briefversand. 35 Prozent bleiben dabei, weil sie gut funktionierende und im Unternehmen etablierte Abläufe haben, bei denen die Kommunikation via Telefax dazugehört.
27 Prozent der Unternehmen halten am Telefax aus Gewohnheit fest oder weil Zustellnachweise benötigt werden, obwohl es dafür digitale Alternativen gibt. Dazu Heinze: „Alternativen zum Fax sind zum Beispiel die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise bieten. Damit diese effizienteren und sichereren Alternativen lange etablierte Faxprozesse ablösen, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Knowhow anzueignen.“
Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) hält am Fax fest, um Kundenanforderungen zu entsprechen. 10 Prozent wollen so rechtliche Vorgaben erfüllen. 7 Prozent nutzen das Telefax, weil sie diesen Kommunikationskanal für sicherer als digitale Kommunikationswege halten und bei 6 Prozent fungiert das Faxen Ersatzlösung für den Fall eines Ausfalls digitaler Systeme.
„Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus. Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtssichere Kommunikation“, so Heinze.
Faxen ohne Papier hat sich etabliert
Nicht bei allen Empfängern zeigen sich die neu eingetroffenen Fax in Papierform. In 72 Prozent der Unternehmen besteht die Möglichkeit, Faxe rein digital zu senden und zu empfangen (etwa als E-Mail). 24 Prozent der Unternehmen, die das Telefax nutzen, empfangen es in einer rein digitalen Weise; in 18 Prozent der Unternehmen werden alle Faxe direkt ausgedruckt. Immer einen Ausdruck anzufertigen, bevor dieser per Fax gesendet wird, ist jedoch nur in 5 Prozent der Unternehmen üblich. Bei 66 Prozent der Unternehmen ist das zwar eine Möglichkeit, wird aber nicht immer so gehandhabt.
Welche Rolle spielt das Telefax in Eurem Leben bzw. Arbeitsleben?