In zahlreichen Berufen ist die IT unverzichtbar geworden. Ihre Nutzung befindet sich jedoch im Wandel. Früher wurde überwiegend am Computer gearbeitet, heute gelangen hingegen verschiedene Geräte zum Einsatz. Ein sehr gutes Beispiel ist das Smartphone. Viele Außendienstler ziehen es längst vor, ihre Mails kurzerhand auf dem Smartphone abzurufen. Apps und die Cloud machen das Gerät zum mobilen Büro.
Interessant ist, dass entsprechende Geräte gar nicht immer vom Arbeitgeber gestellt werden. Der Trend ist eindeutig: Eine wachsende Anzahl an Mitarbeitern bringt ihre eigenen Geräte mit, d.h. die Nutzung privater Smartphones oder Tablets erfolgt auch beruflich. Diese Regelung, Mobilgeräte am Arbeitsplatz nutzen zu dürfen, wird auch als Bring Your Own Device (BYOD) bezeichnet.
Weshalb BYOD in Unternehmen so gut ankommt
Man sollte meinen, dass sich viele Mitarbeiter an solch einer Regelung / Möglichkeit stören und sie sich fragen, weshalb sie für den beruflichen Einsatz ihre privat angeschafften Geräte mitbringen sollen. Tatsächlich ist jedoch das Gegenteil der Fall. Viele Menschen mögen es, ihre privaten Smartphones, Tables und sogar Notebooks auch im Job zu nutzen.
Gründe für den BYOD Trend gibt es gleich mehrere. Einer besteht darin, dass sich den Menschen die Chance bietet, weniger Geräte bei sich tragen zu müssen. Anstatt sowohl ein privates als auch ein beruflich genutztes Smartphone bei sich zu tragen, benötigen sie nur noch ein Gerät.
Hinzu kommt die Möglichkeit, auf einem Gerät zu arbeiten, mit dem sie bereits bestens vertraut sind. Wer z.B. privat ein iPhone nutzt und vom Arbeitgeber ein Android Smartphone gestellt bekommt, könnte damit seine Schwierigkeiten haben. Nicht, dass solch eine Parallelnutzung wirklich schwierig wäre, doch einige Menschen stellen sich schon aus Prinzip dagegen.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Selbstbestimmung. Mit den Notebooks, die Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, sind diese längst nicht immer zufrieden. Im Prinzip gilt dies für jegliche Art von Gerät. Kann der Mitarbeiter hingegen sein eigenes Gerät mitbringen, gibt es diesbezüglich keine Streitigkeiten.
Dass sich Unternehmen für BYOD aussprechen, liegt vor allem am gebotenen Kostenvorteil. Mitarbeiter mit den neuesten iPhones oder anderen Geräten auszustatten, ist für den Arbeitgeber nicht unbedingt preiswert. Bringen die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mit, lassen sich dadurch Kosten einsparen.
Sicherheitsrisiken gefährden den Datenschutz
Allerdings bringen BYOD Regelungen nicht nur Vorteile mit sich. Sie können Unternehmen ebenso vor neue Herausforderungen stellen. Dies trifft ganz besonders für den Datenschutz zu. Immerhin können Mitarbeiter über Smartphone, Apps und Cloud direkten Zugriff auf unzählige Daten erlangen. Die Frage lautet, inwiefern das auf privaten Mobilgeräten überhaupt zulässig ist. Immerhin können sich hier erhebliche Sicherheitsrisiken auftun. Erschwerend kommt hinzu, dass die private Hardware für den Arbeitgeber nur schwer zu administrieren ist.
Ein weiteres Risiko, das sich in diesem Zusammenhang auftut, ist der Zugriff auf Daten des Unternehmens durch Dritte. Egal ob es der Partner oder das Kind des Mitarbeiters ist: Solche Zugriffe sind nach dem Datenschutzrecht nicht zulässig. Gerade beim Umgang personenbezogenen Daten verstehen die zuständigen Aufsichtsbehörden keinen Spaß, weshalb Unternehmen gezielte Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes ergreifen müssen. Mögliche Sicherheitsrisiken müssen gefunden und geschlossen werden.
Mitarbeitern die Wahl lassen
Die Praxis zeigt, dass nicht alle Mitarbeiter ein Interesse daran haben, ihre privat angeschafften Smartphones und Tablets auch beruflich zu nutzen. Zugleich können sie nicht dazu gezwungen werden. Die Einführung einer BYOD Regelung bedeutet deshalb nicht automatisch, satte Einsparungen bei den Geräten zu erzielen. Vielmehr muss das Unternehmen zweigleisig fahren, d.h. eigene Hardware ist weiterhin bereitzustellen.
Geeignete Software bereitstellen
Ein weiteres Thema ist Bereitstellung der erforderlichen Schnittstellen für Mobilgeräte. Wie einleitend schon angedeutet wurde, können Apps und die Cloud maßgeblich dazu beitragen, die Grundlage für das mobile Büro zu schaffen. Allerdings stehen die zur Nutzung benötigten Lösungen nicht stets auf Anhieb zur Verfügung.
So kann es z.B. erforderlich sein, Apps gleich für mehrere Betriebssysteme (üblicherweise für Android und iOS) zu entwickeln. Hierdurch entstehen unter Umständen erhebliche Mehrkosten, die am Ende mindestens durch die Ersparnis bei der Hardware gedeckt sein sollten. Deshalb fällt es meist großen Unternehmen leichter, BYOD anzubieten, während kleinere Unternehmen viel spitzer kalkulieren müssen und sich ggf. auch gegen diesen Trend entscheiden.