Durch die Digitalisierung ändert sich unsere Welt in allen Lebensbereichen. Die Arbeitsplätze in deutschen Büros sind allerdings noch vielfach nicht auf dem aktuellen Stand der Technik. Dazu gehört auch die anhaltend große Bedeutung von Papier. Zudem vernachlässigen viele Unternehmen das Thema Sicherheit.
Ob „eine schnelle Internetverbindung und eine gute technische Ausstattung die zwei wichtigsten Elemente, um sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen“ sind, wie es in den Ergebnissen einer Umfrage von YouGov und Host Europe unter 1.000 Angestellten mit Büroarbeitspatz heißt, sei einmal dahingestellt. Aber ohne Frage sind das wesentliche Erfolgsfaktoren, sodass diesbezügliche Defizite Nachteile mitsichbringen.
Dem durchschnittlichen Büroarbeitsplatz mangelt es an zeitgemäßer technischer Ausstattung. So gibt es bei 83 Prozent ein Festetztelefon, bei 68 Prozent einen stationären Computer und bei 49 Prozent ein Telefaxgerät. Ein Laptop steht dagegen nur an 37 Prozent der Büroarbeitsplatze zur Verfügung, ein Smartphone an 29 Prozent, Ausrüstung für Videokonferenzen an 19 Prozent und ein Tablet sogar bloß an 14 Prozent.
Ich denke, dass man diese Zahlen differenziert bewerten muss. Für manche Aufgaben sind die vermeintlich veralteten Geräte nach wie vor eine sehr gute Wahl. So kann beispielsweise im Zeitalter der IP-Telefonie ein Festnetztelefon durchaus Teil einer hochmodernen Cloud-basierten Telekommunikationslösung sein. In der Praxis ist das oft nicht der Fall, aber das ist kein stichhaltiges Argument gegen Festnetztelefone. Problematisch ist keineswegs eine gute Ausstattung mit „alter“ Technik, sondern das Fehlen neuer Geräte.
Bessere Ausstattung im Homeoffice
Ein weiteres Ergebnis der Studie: Im Homeoffice ist die Ausstattung besser. Dort sind 69 Prozent der Arbeitsplätze mit einem Laptop ausgetattet, 66 Prozent mit einem Smartphone, 33 Prozent mit einem Tablet. Unter Berücksichtigung der besonderen Bedingungen am Heimarbeitsplatz überrascht es nicht, dass hier 31 Prozent einen Cloud-Speicher und 40 Prozent Videotelefonie nutzen können.
„Zwar sprechen alle von Digitalisierung, doch bei der technischen Ausstattung als zwingender Voraussetzung dafür ist aktuell in vielen Büros noch Luft nach oben. Unternehmen, die Prozesse digitalisieren wollen, sollten mit der Arbeitsplatzausstattung ihrer Mitarbeiter beginnen“, so Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe.
Weit entfernt von vollständiger Digitalisierung
Das papierlose Büro, von dem bereits in den 90ern so viel die Rede war, ist noch längst nicht Realität. Selbst Bereiche, in denen der Verzicht auf Papier leicht möglich ist, werden sehr oft nicht digital organisiert. Vollständig digitalisiert sind bei der Zeiterfassung immerhin 59 Prozent der Arbeitsplätze. Bei der Kalenderführung liegt der Wert bei 49 Prozent, bei Protokollen bei 48 Prozent und beim Schriftverkehr bei 36 Prozent. Besonders analog sind immer noch Teambesprechungen mit einer Digialisierungsrate von 19 Prozent und Unterschriften mit nur 9 Prozent.
28 Prozent der Büroangestellten erledigen die Dokumentenablage komplett digital, 34 Prozent die Terminabstimmung. Gerade solche Aufgaben eignen sich dank moderner Cloud-Lösungen gut für eine vollständige Digitalisierung.
Sicherheit? Eher nicht!
Defizite zeigten sich in der Studie zufolge auch bei der Sicherheit, denn bei 30 Prozent der Büroangestellten kommt weder ein Antivirenprogramm noch ein Spam-Filter zum Einsatz. Außerdem verwenden 64 Prozent auf ihren beruflich genutzten mobilen Endgeräten keinen Passwortschutz und überhaupt geht die große Mehrheit „sehr unbedarft“ mit ihren im Job verwendeten mobilen Endgeräten um. So gesehen ist es oft vielleicht sogar besser, wenn es die moderne technische Ausstattung, welche eine solch riskantes Verhalten erst ermöglicht, gar nicht gibt.
Wie steht es um die technische Ausstattung an Eurem Arbeitsplatz? Vermisst Ihr etwas, welche Konsequenzen hat das?
Juli 5th, 2016 at 12:01
Es wird auf jeden Fall immer mehr in die Richtung der Digitalisierung gehen.
Auch für Ämter und Kommunen geht es ja schon in die Richtung, dass diese Ihre ganzen Akten und Dokumente von externen Firmen digitalisieren lassen und diese dann in einem DMS (Data Management System) oder ECM (Enterprise-Content-Management) verwalten.
Vielleicht müssen wir dann irgendwann auch nicht mehr monatelang auf eine Bestätigung unserer Anträge warten ;)..