Das digitale Archivieren hat sich bei Verbrauchern noch nicht durchgesetzt. Wenn etwas wichtig ist, heben es die allermeisten Bundesbürger lieber Schwarz auf Weiß auf.
Rechnungen, Verträge und andere wichtige Unterlagen „speichern“ die deutschen Verbraucher lieber auf Papier und nicht nur digital. Geringerer Platzbedarf Suchfunktionen, und Umweltschutz – es spricht vieles dafür, Dokumente lieber digital statt analog auf Papier aufzuheben. Zudem gab es inzwischen einige Erleichterungen, was die Mindestanforderungen angeht. Dennoch vertraut die große Mehrheit auf Gedrucktes, wie eine vom Marktforschungsinstitut Aris im Auftrag des BITKOM durchgeführte repräsentative Umfrage offenbart.
Kaum jemand macht mit
Demnach „sparen sich 8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab“, wie es in der zugehörigen Presseinfo heißt. Gerade einmal 6 Prozent scannen regelmäßig Unterlagen, die sie per Post erhalten, um sie in digitaler Form aufzubewahren. Nicht einmal jeder zehnte Bundesbürger (9 Prozent) digitalisiert wenigstens ab und an Unterlagen, um sie zu Hause oder in der Cloud zu speichern.
„Während sich in Unternehmen die digitale Archivierung von Dokumenten weitgehend durchgesetzt hat, sind die meisten Verbraucher noch skeptisch“, erklärt BITKOM-Hauptvorstand Andreas Nowottka. Im Durchschnitt hat jeder Deutsche zu Hause sieben Aktenordner mit Verträgen, Rechnungen und anderen wichtigen Unterlagen in seiner Wohnung stehen. Nur sieben? Bei mir sind es über 50, wie viele verschiedene Themen packt der Durchschnittsdeutsche denn in einen Ordner, um mit sieben Stück auszukommen?
Die Deutschen verzichten aus verschiedenen Gründen auf die digitale Archivierung. Einer Mehrheit von 53 Prozent mangelt es schon an passender Hardware. 47 Prozent sehen in der digitalen Aufbewahrung von Dokumenten wie Rechnungen und Verträgen keinen Vorteil, 38 Prozent wäre das Ganze zu aufwendig und 12 Prozent wissen (eigenen Angaben zufolge) gar nicht, wie man Dokumente einscannt. Letzterer Wert scheint mir deutlich zu niedrig zu sein. Hatte der Verband nicht selbst erst vor einigen Tagen bei der Präsentation einer anderen Studie die mittelmäßigen Computerkenntnisse der Deutschen beklagt?
Angst vor Datendiebstahl
Können und Wollen sind indes nur zwei Aspekte, man muss sich zudem noch trauen. Mit 37 Prozent mehr als jeder dritte derjenigen, die bei Unterlagen wie Rechnungen und Verträgen nur auf Papier setzen, hat Angst, dass Kriminelle seine digitalisierten Dokumente stehlen könnten, 23 Prozent fürchten einen Datenverlust aus technischen Gründen wie einem Festplattendefekt.
Nowottka: „Die Vorteile der digitalen Speicherung von Dokumenten sind vielen Verbrauchern nicht bewusst. So etwa die Möglichkeit, alle Dokumente zu durchsuchen und zu verschlagworten oder mit intelligenten Regeln die Dokumentenarbeit zu erleichtern. Digitale Dokumente lassen sich zudem verschlüsseln und in der Cloud speichern. In der Cloud sind Dokumente auch bei einem Brand oder Einbruch zu Hause sicher.“
Was heißt sicher?
Was „sicher“ in diesem Zusammenhang bedeutet, ist so eine Sache: In der Tat ist das Speichern in der Cloud – ganz besonders, wenn es zusätzlich zur Aufbewahrung in Papierform durchgeführt wird – ein exzellentes Mittel gegen Datenverlust. Wenn es dagegen darum geht, wie sicher die Daten in den Dokumenten vor der Einsichtnahme durch Dritte sind, sollte die Antwort in eine ganz andere Richtung gehen. Datensicherung und Datensicherheit sollten nicht verwechselt werden! Digitalisierung birgt bereits Risiken durch Ausspähen, wenn man die eingescannten Dokumente nur auf dem eigenen PC behält.
Natürlich können Kriminelle oder andere andere Interessierte statt in den mit dem Internet verbundenen Computer auch in die Wohnung einbrechen, um Daten zu stehlen. In der Praxis spielt das für Privatleute aber nur eine kleine Rolle. Ich möchte keineswegs den Fortschritt aufhalten, doch die Risiken sollte man nicht ignorieren. Abhilfe schaffen lässt sich hier zwar mit Verschlüsselung, aber das macht das digitale Archivieren auf keinen Fall einfacher. Und dann sind da noch einige Vorschriften zu beachten, damit es den digitalen Dokumenten später nicht an Beweiskraft fehlt. Diesbezüglich wurden die Anforderungen inzwischen zwar gelockert, und für den rein privaten Bereich muss man sich da nicht so viele Gedanken machen wie bei der beruflichen Nutzung. Dennoch!
Archiviert Ihr im privaten Bereich wichtige Unterlagen in digitaler Form?